Huishoudelijk Reglement
Het huishoudelijk reglement, bestaande uit 20 Artikelen, werd door de
algemene vergadering van 25 maart 1995 vastgesteld.
Na wijzigingen werd het Huishoudelijk Reglement, bestaande uit 28 Artikelen,
opnieuw vastgesteld door de algemene vergadering van 24 mei 1997.
De Artikelen 3 en 26 werden gewijzigd door de algemene vergadering van 27
mei 2000.
Artikel 5 werd gewijzigd door de algemene vergadering van 20 mei 2006.
Artikel 25 werd gewijzigd door de algemene vergadering van 16 mei 2009 (toevoeging punt 3 Leerstoelfonds).
Artikel 25 – werd gewijzigd door de algemene vergadering van 13 juni 2015.
1. Het Faulhaberfonds werd gewijzigd in Faulhaberdoelstelling.
2. Het Mabesoonfonds werd gewijzigd in Mabesoonedoelstelling.
3. Het leerstoelfonds is vervallen, omdat het werd opgheven.
De artikelen 1, 16, 17, 18, 23, 24 en 26 werden gewijzigd door de algemene vergadering van 26 mei 2018. In verschillende artikelen werd het woord ‘vrienden’ ingevoegd.
De tekst over de boekendienst werd geactualiseerd. Het artikel over de Verloren van Themaatprijs werd aangevuld met ‘sociale’ media.
In de algemene vergadering van 16 oktober 2021 werden de volgende wijzigingen aangebracht:
Het woord ‘vrienden’ werd geschrapt in een aantal artikelen en enkele taalkundige verbeteringen aangebracht.
In artikel 4 werd de volgorde van aftreden gewijzigd, nu is het een logischer schema. In artikel 6 de woorden ‘balans en evt. gewijzigde begroting’ toegevoegd.
In artikel 15 wordt het aantal leden verminderd.
In artikel 16 is de omschrijving van onze boeken, die bij UEA liggen, verbeterd.
In artikel 17 is het woord ‘schulden’ eruit gehaald. In artikel 24 is de toezending van Nederlandstalig materiaal aangepast.
In artikel 27 is toegevoegd dat vertegenwoordigers twee jaar lid moeten zijn als ze de vereniging vertegenwoordigen.
Lidmaatschap
Artikel 1
1. Naast leden als omschreven in Artikel 7 lid 1 van de Statuten kent de
vereniging ondersteunende leden, donateurs genaamd.
2. Donateurs betalen een jaarlijkse een vrijwillige bijdrage.
3. Donateurs ontvangen niet het verenigingsblad.
4. Donateurs hebben toegang tot ledenvergaderingen, waaronder de algemene
vergadering, maar hebben geen stemrecht.
Artikel 2
Het bestuur kan aan niet-esperantisten de gelegenheid bieden hun naam te
verbinden aan het streven van Esperanto Nederland of aan elementen daarvan
ter morele ondersteuning.
Eventueel kan dit worden geformaliseerd in een Comité van Aanbeveling, een
categorie van sympathisanten, van Esperanto Nederland, een overeenkomst
van samenwerking, of iets dergelijks.
Het verenigingsbestuur
Artikel 3
Het verenigingsbestuur bestaat uit tenminste 5 personen. Zij worden gekozen
voor de tijd van 3 jaar, tenzij zij de plaats innemen van een tussentijds
afgetreden bestuurslid. De voorzitter, secretaris en penningmeester worden
door de algemene vergadering in functie gekozen. De overige bestuursfuncties
worden tussen de bestuursleden onderling verdeeld. Na afloop van hun eerste
volledige zittingsperiode zijn zij herkiesbaar. Na beëindiging van de tweede
zittingsperiode zijn zij niet herkiesbaar, tenzij de algemene ledenvergadering
anders beslist.
Kandidaten voor het bestuur worden door leden of bestuur bij voorkeur 6
weken voor de algemene vergadering voorgedragen. De verkiezing vindt plaats
gedurende de algemene vergadering.
Artikel 4
Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en
de penningmeester. Zij treden volgens rooster af:
1. penningmeester, 2. voorzitter, 3. secretaris.
De bestuurswisseling vindt plaats na de verkiezing in het nieuwe bestuur.
Bij tussentijds aftreden van een bestuurslid neemt de opvolger diens plaats
in in het rooster van aftreden.
De overdracht van de bescheiden vindt plaats binnen 1 maand na de bestuurswisseling.
Het verenigingsbestuur vergadert zo dikwijls als dit nodig is, alsmede indien
3 bestuursleden een vergadering wensen.
De algemene vergadering
Artikel 5: voorstellen voor de algemene vergadering
De vereniging houdt elk jaar ten minste één algemene vergadering.
Op elk moment kunnen leden voorstellen met eventuele toelichting bij de
secretaris indienen ter beoordeling van de algemene vergadering.
De secretaris agendeert uitsluitend ledenvoorstellen die aantoonbaar door
minstens 5 leden worden ondersteund. Agendering van voorstellen die niet
aan deze eis voldoen is ter beoordeling van het bestuur.
Gelet op de termijn, genoemd in Artikel 20 van
de Statuten en de benodigde tijd voor verwerking, moet een voorstel
voor de algemene vergadering 4 maanden voor de vergaderdatum zijn ingediend
om op de eerstvolgende algemene vergadering behandeld te kunnen worden.
De voor de vergadering bekendgemaakte agenda (oproeping met de te behandelen
onderwerpen) heeft een voorlopig karakter.
Leden kunnen tot uiterlijk 2 weken voor de algemene vergadering schriftelijk
of elektronisch vanaf eigen adres, amendementen op de voorstellen indienen
bij de secretaris. Deze amendementen worden eveneens op de voorlopige agenda
geplaatst.
Op voorstel van de voorzitter van de algemene vergadering wordt door
de algemene vergadering de definitieve agenda vastgesteld.
Artikel 6
De penningmeester stelt een staat van baten en lasten van de vereniging
op, alsmede een balans, een (eventueel gewijzigde) begroting voor het lopende jaar en
een begroting voor het komende begrotingsjaar..
De secretaris stelt een jaarverslag van de activiteiten van de vereniging op, en maakt
een resumé van de verslagen van werkgroepen, afdelingen en vakgroepen.
Het bestuur stelt een activiteitenplan voor het komend jaar op. De ledenadministratie
doet verslag van de stand van het ledenaantal. Alle verslagen dienen binnen 3
maanden na afloop van het verenigingsjaar beschikbaar te zijn.
Alle leden hebben recht op toezending van de jaarverslagen.
Het bestuur stelt een activiteitenplan voor het komend jaar op. De boekendienst
en de bestuurscommissies stellen jaarlijks een staat van baten en lasten
op evenals een activiteitenplan voor het komende jaar. De ledenadministratie
doet verslag van de stand van het ledenaantal. Alle verslagen dienen binnen
3 maanden na afloop van het verenigingsjaar beschikbaar te zijn.
Alle leden hebben recht op toezending van de jaarverslagen.
Artikel 7
De algemene vergadering benoemt jaarlijks een commissie van tenminste 2
leden en 1 plaatsvervangend lid tot onderzoek van de rekening en verantwoording
van alle administraties.
Deze onderzoekscommissie heeft recht op inzage van de boeken en alle informatie
welke zij nodig heeft om haar taak naar behoren te vervullen.
Contributie
Artikel 8
1. De contributie wordt per kalenderjaar vastgesteld. Indien van eenzelfde
gezin/samenlevingsvorm meerdere personen lid zijn, zal (tenzij de betrokken
leden anders verlangen) het verenigingsblad aan een hunner worden toegezonden.
In dat geval genieten de overige leden een korting op de contributie. Een
lid met deze korting wordt aangeduid als 'huisgenoot'.
2. De wijzigingen in de hoogte van de contributie worden op voorstel van
het verenigingsbestuur vastgesteld op de algemene ledenvergadering.
3. Aangenomen wijzigingen gaan in op 1 januari van het jaar volgend op de
algemene vergadering.
4. Bij beëindiging van het lidmaatschap lopende het boekjaar vindt geen
restitutie plaats.
De bestuurscommissie onderwijs
Artikel 9
De commissie onderwijs heeft tot taak:
a. Het (doen) uitgeven van lesmateriaal en het (doen) verzorgen van onderwijs,
o.a. van schriftelijke cursussen.
b. Het schriftelijk onderwijs aan de cursisten te ondersteunen door bijeenkomsten,
bijvoorbeeld cursusweekeinden.
c. Afdelingen en leden te adviseren bij de organisatie van mondelinge cursussen.
Artikel 10
1. De leiding van de commissie onderwijs werkt onder de directe verantwoordelijkheid
van het bestuur.
2. De leden van de commissie onderwijs worden door het verenigingsbestuur
benoemd.
De bestuurscommissie voorlichting
Artikel 11
De commissie voorlichting heeft tot taak: het verstrekken van informatie
over de internationale taal Esperanto in de ruimste zin.
Artikel 12
1. De leiding van de commissie voorlichting werkt onder de directe verantwoordelijkheid
van het bestuur.
2. De leden van de commissie voorlichting worden door het verenigingsbestuur
benoemd.
De bestuurscommissie Esperantoboek
Artikel 13
De commissie Esperantoboek heeft tot taak het (doen) uitgeven van Esperantoliteratuur
of Nederlandstalig werk betreffende Esperanto.
Artikel 14
1. De leiding van de commissie Esperantoboek werkt onder de directe verantwoordelijkheid
van het bestuur.
2. De leden van de commissie Esperantoboek worden door het verenigingsbestuur
benoemd.
De arbitragecommissie
Artikel 15
1. De arbitragecommissie bestaat uit drie leden en één plaatsvervangende
lid.
2. Telkenjare in de algemene vergadering treden volgens rooster één lid
en één plaatsvervangend lid af. Voor de hierdoor of door andere oorzaken
opengevallen plaatsen worden nieuwe leden respectievelijk een plaatsvervangend lid
door de algemene vergadering uit de leden van de vereniging benoemd. Aftredende
leden en plaatsvervangende leden zijn terstond herkiesbaar.
De boekendienst
Artikel 16
De vereniging exploiteert geen eigen dienst voor de verkoop van Esperantoboeken
en andere Esperantoartikelen.
De voorraad is in consignatie overgenomen door Universala Esperanto-Asocio en de
werkzaamheden worden door Universala Esperanto-Asocio verzorgd
Artikel 17
Bezittingen van deze dienst behoren integraal tot het vermogen van de vereniging.
Artikel 18
De penningmeester heeft jaarlijks contact met Universala Esperanto Asocio over de verkochte bezittingen van Esperanto Nederland.
Regionale afdelingen en vakgroepen
Artikel 19
Op verzoek van de leden kan het bestuur regionale afdelingen en vakgroepen
instellen. Iedere afdeling en vakgroep zendt jaarlijks 2 maanden na afloop
van het verenigingsjaar een verslag van de activiteiten, een financieel
verslag en een ledenlijst aan het verenigingsbestuur. Voor bijzondere activiteiten
waarvoor financiële ondersteuning nodig is, dient vooraf een begroting ingestuurd
te worden. De verenigingspenningmeester stelt aan de hand van deze begrotingen
de financiële bijdrage van de vereniging aan de afdelingen en vakgroepen
vast.
Opheffen van een afdeling of vakgroep kan slechts plaatsvinden in overleg
met het verenigingsbestuur.
Alle bescheiden en bezittingen vervallen na opheffing aan de vereniging.
Artikel 20
Op een afdelingsledenvergadering kiezen de leden uit hun midden een dagelijks
bestuur. Dit bestuur is aan de ledenvergadering van de afdeling verantwoording
schuldig.
Dit bestuur wordt in functie gekozen en heeft een zittingsduur van 3 jaar.
Daarna zijn de bestuursleden terstond herkiesbaar.
Artikel 21 Op een vergadering van de vakgroepleden kiezen de leden uit hun
midden een dagelijks bestuur. Dit bestuur is aan de ledenvergadering van
de vakgroep verantwoording schuldig. Dit bestuur wordt in functie gekozen
en heeft een zittingsduur van 3 jaar. Daarna zijn de bestuursleden terstond
herkiesbaar.
Artikel 22
De wederzijdse rechten en verplichtingen van het bestuur en de afdelingen
worden geregeld door het afdelingsreglement ('sekcia regularo') dat door
de algemene vergadering is vastgesteld.
De verenigingsbladen
Artikel 23
De vereniging verzorgt de uitgave van een Esperantotalig ledenblad. Alle
leden ontvangen dit blad.
De redacteuren beslissen zelfstandig over de artikelen die ze willen plaatsen,
met dien verstande dat de betreffende artikelen niet in strijd mogen zijn
met de doelstellingen van de vereniging en de bepalingen van het redactiestatuut.
Bestuursmededelingen worden onverkort en bij voorrang geplaatst.
Artikel 24
1. De vereniging verzorgt de uitgave van Nederlandstalige informatie.
2. Deze informatie wordt voorts toegezonden aan bepaalde (eventueel wisselende)
doelgroepen.
Speciale doelstellingen
Artikel 25
1. Faulhaberdoelstelling.
Met de naam Faulhaber wordt in officiële stukken gerefereerd aan activiteiten, die de kennis van het Esperanto bij de leden te bevorderen.
Dit gebeurt door middel van het organiseren van bijeenkomsten met een cultureel, sociaal en maatschappelijk karakter met het Esperanto als voertaal.
2. Mabesoonedoelstelling.
Met de naam Mabesoone wordt in officiële stukken gerefereerd aan activiteiten om afdelingen en vakgroepen te ondersteunen bij activiteiten die
de financiële draagkracht van een afdeling of vakgroep te boven gaan.
Mediaprijs
Artikel 26
1. De vereniging kent een mediaprijs, die de naam 'Verloren van Themaatprijs'
draagt en die jaarlijks kan worden toegekend aan de persoon die in een jaar
de beste informatieve bijdrage over het talenprobleem en/of Esperanto heeft
doen publiceren in landelijke of regionale en sociale media.
2. De toekenning geschiedt met redenen omkleed door een deskundige jury
bestaande uit 3 personen, die door het bestuur worden benoemd voor een periode
van 3 jaar.
3. Kopieën van de betreffende bijdrage, voorzien van de naam van het medium
en de datum van publicatie alsmede van de naam van de auteur, dienen te
worden ingezonden aan het secretariaat van de vereniging vóór 15 januari
van het volgende jaar.
4. Het bedrag van de prijs is vastgesteld op € 250,-
5. De bekendmaking van de prijswinnaar geschiedt tijdens de algemene vergadering.
Afvaardigingen
Artikel 27 Het verenigingsbestuur benoemt onder verantwoording aan de algemene vergadering
de vertegenwoordiger(s) van de vereniging in verschillende instanties en
commissies waarin de vereniging vertegenwoordigd dient te worden.
Vertegenwoordigers in officiële organisaties zoals het Komitato van UEA en de Europese Esperanto-Unie (Eŭropa Esperanto-Unio, EEU) moeten voorafgaand aan de benoeming 2 jaar lid zijn geweest van de vereniging.
Huishoudelijk reglement
Artikel 28
Wijzigingen in het huishoudelijk reglement zijn voorbehouden aan de algemene
vergadering.
Wijzigingen dienen met eenvoudige meerderheid aangenomen te worden. In zaken
waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het verenigingsbestuur
met verantwoording aan de algemene vergadering.